数电票PDF、OFD、XML用途分不清?一文带你了解数电票格式的区别与选择~
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柳絮才媛
2024-06-06
浏览:190

大家都知道数电发票共有三种格式:OFD、PDF、XML。那我们一起来了解下三种格式有何区别?

虽然PDF文件是我们最常收到的格式,但它并不是源文件!OFD其样式跟PDF没有区别,而两者最大的区别在于,OFD能查验发票监制章和电子签名的有效性。XML形式上只是一串代码,但它却记录的是发票的全部源数据。了解三者的区别后,那我们该如何选择呢?

 

 

一、PDF

 

优点:数电发票的PDF格式提供了与传统纸质发票相似的视图,便于用户直观查看和打印。

 

用途:PDF适用于向不具备专业电子发票处理能力的接收方提供预览,或者供个人、小型企业用于打印后作为纸质凭证进行报销入账,不支持直接验证发票监制章和电子签名的有效性。

 

 

二、OFD

 

优点:最大的优势就是可以验证发票监制章和电子签名的有效性。

 

用途:OFD是报销入账归档的理想选择,由于其官方认可度高且具备验证功能,适合财务软件直接识别和验证,实现无纸化、自动化的发票处理流程。

 

三、XML

 

 

优点:包含发票结构化数据,便于自动化处理和数据分析。

 

用途:适合于企业内部系统处理、数据分析或与其他业务系统的集成。用于系统间的数据交换、自动记账、数据分析以及税务机关的电子申报和稽核。需要数据交换和系统集成时,XML格式更为合适。而

 

综上所述,如果你关心发票的真伪验证和长期存档,OFD应该是首选。PDF则适合于需要简单预览和打印的情况。最关键的是XML格式,不同于PDF和OFD,它以一串代码形式记录了发票的全部源数据。根据最新的电子凭证会计数据标准,数电票的发票入账报销归档方式以XML格式为准。无论是否打印数电票,都需要保存XML格式的发票文件进行发票入账。在具体操作中,建议结合实际情况和接收方的要求灵活选择,同时关注最新的政策指导。

 

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